Что такое управление данными в целях обеспечения безопасности?

Управление данными имеет важное значение для безопасности, поскольку обеспечивает организациям единый подход к выявлению конфиденциальных данных, их защите, контролю доступа к ним и мониторингу их использования. После создания такой основы группы безопасности могут снизить риски в сложных средах, включающих облачные сервисы, локальные системы, SaaS-приложения, конечные устройства и инструменты ИИ.

Эффективное управление данными помогает командам по безопасности снизить риски утечки данных, кибератак и внутренних рисков, упрощая процессы поиска, классификации, защиты и отслеживания конфиденциальной информации. Это также снижает риск непреднамеренного раскрытия информации за счет четкого контроля доступа и обеспечения соблюдения политик, благодаря чему уменьшается вероятность избыточного предоставления доступа к данным или их использования с нарушением установленных правил.

По мере того как организации внедряют все больше облачных служб, SaaS-платформ и приложений на базе искусственного интеллекта, система управления обеспечивает единую структуру для реализации мер по защите и обеспечению соответствия требованиям в этих средах. Такая согласованность помогает командам управлять рисками, связанными с данными, не прибегая к использованию различных правил для каждой системы или рабочего процесса.

Ключевые преимущества для групп безопасности

Четко определенная программа управления может помочь организациям:

• Уменьшите бреши в системе безопасности и внутренние риски путем выявления, защиты и мониторинга конфиденциальной информации.
• Предотвращайте случайное раскрытие информации и ее чрезмерное распространение с помощью надежных средств контроля доступа и обеспечения соблюдения политик.
• Поддерживайте принятие облачных технологий, SaaS и ИИ, применяя стандартизированные методы защиты и обеспечения соответствия требованиям во всех средах.
• Укрепите систему обеспечения соответствия требованиям и готовность к аудиту, приведя процессы обработки данных в соответствие с законодательными, нормативными и отраслевыми требованиями.
• Улучшите реагирование на инциденты, упростив отслеживание доступа к данным и их использования в ходе расследований.
• Укрепляйте доверие к бизнес-данным и данным ИИ, чтобы команды могли принимать решения более уверенно.
• Повысить операционную эффективность за счет более широкого использования автоматизированных и стандартизированных элементов управления.

При отсутствии четкой системы управления командам по безопасности часто приходится тратить больше времени на поиск конфиденциальных данных, выяснение того, у кого есть к ним доступ, и восстановление картины перемещения информации между системами. Наличие системы управления обеспечивает более надежную основу для защиты, проведения расследований, проверок на соответствие требованиям и принятия текущих решений.

Современной программе управления данными, ориентированной на обеспечение безопасности, необходимы две вещи:

• Четко определенный жизненный цикл управления.
• Набор ключевых направлений, определяющих повседневные решения.

В совокупности эти элементы помогают организациям выявлять, классифицировать, защищать и отслеживать конфиденциальные данные во всей компании.

Практически ориентированная система строится на основе воспроизводимого жизненного цикла. Каждый этап опирается на предыдущий, предоставляя командам операций по обеспечению безопасности (SecOps) структурированный подход к управлению рисками, связанными с данными, в долгосрочной перспективе.

1. Определите политики и стандарты

Установите правила классификации, доступа, обмена, хранения и защиты конфиденциальных данных, изначально заложив в них требования безопасности и соответствия нормативным стандартам.

2. Внедрите меры обеспечения безопасности и механизмы управления

Реализуйте эти правила на практике посредством технических средств контроля, ограничений доступа, маркировки и обеспечения соблюдения политик во всех системах и рабочих процессах.

3. Отслеживайте использование данных и риски

Отслеживайте перемещение конфиденциальных данных и способы их использования, а также выявляйте признаки рискованной активности или отклонения от установленных политик.

4. Исследование и устранение инцидентов

Анализируйте проблемы, отслеживайте действия, ограничивайте риски и устраняйте недостатки в процессах доступа, обработки или контроля.

5. Итерации и улучшения

Уточняйте политики, элементы управления и процессы по мере изменения угроз, потребностей бизнеса, технологий и нормативных требований.

Оценка зрелости системы управления данными позволяет организациям проанализировать действующую программу с точки зрения безопасности — перейдя от разрозненных мер реагирования к более упреждающей системе безопасности. Это дает командам практический способ понять, на каком этапе они находятся сейчас и что именно нужно улучшить в дальнейшем.

При проверке уровня зрелости следует уделить особое внимание тем областям, которые в наибольшей степени влияют на риски, связанные с данными, и на процессы контроля. Сюда входит то, насколько эффективно организация выявляет конфиденциальные данные, применяет средства контроля доступа, реагирует на инциденты и отслеживает соблюдение нормативных требований с течением времени.

Вопросы, которые стоит задать, включают:

• Классифицируются ли конфиденциальные данные единообразно в различных средах?
• Применяются ли политики доступа прозрачно и обеспечивается ли их соблюдение с учетом принципа наименьших привилегий?
• Могут ли команды на постоянной основе отслеживать рискованные действия с данными и возникающие угрозы?
• Являются ли процессы проведения аудитов и реагирования на инциденты регулярными, отслеживаемыми и своевременными?

По мере развития программы цели, связанные с безопасностью, должны становиться более согласованными и поддающимися измерению. Распространенные цели включают:

• Единообразная классификация конфиденциальных данных во всех средах, обеспечивающая одинаковую обработку однотипной информации
• Автоматизированное обеспечение соблюдения принципа минимальных привилегий и политик доступа для сокращения избыточного доступа и ограничения отклонений от политик
• Непрерывный мониторинг рискованных действий с данными и угроз для более раннего выявления проблем

Регулярный аудит и оперативное реагирование на инциденты с возможностью отслеживания действий — для поддержки расследований, обеспечения подотчетности и проведения проверок на соответствие требованиям.

Модель зрелости помогает оценивать прогресс, расставлять приоритеты при инвестировании в безопасность и наглядно демонстрировать руководству результаты улучшений. Это также обеспечивает командам единую структуру для определения того, какие пробелы следует устранять в первую очередь, и для оценки изменений с течением времени.

Зрелость управления данными — это не разовая веха. Программы следует пересматривать и совершенствовать по мере изменения угроз, технологий и нормативных требований, чтобы меры обеспечения безопасности и практики управления продолжали соответствовать актуальным рискам.

Управление данными, безопасность данных и обеспечение соответствия нормативным требованиям тесно связаны между собой, но это не одно и то же. Управление данными определяет, как данные организованы, кто ими владеет и как они управляются в масштабах всей компании. Обеспечение безопасности данных предполагает применение технических и организационных мер для их защиты. Соответствие требованиям гарантирует, что методики управления и безопасности согласуются с законодательными, нормативными и отраслевыми требованиями.

Управление данными формирует структуру, касающуюся данных. В нем определяются владельцы данных, порядок их классификации и обработки, а также стандарты, действующие во всей организации. Для групп безопасности система управления служит операционной моделью, позволяющей единообразно управлять конфиденциальной информацией.

Безопасность данных реализует эти правила на практике с помощью мер контроля, помогающих защитить конфиденциальную информацию от утраты, неправомерного использования или несанкционированного доступа. К числу распространенных примеров относятся DLP, управление правами доступа к информации (IRM), метки конфиденциальности, управление состоянием безопасности данных (DSPM) и элементы управления внутренними рисками. Эти меры помогают снизить риски, связанные с облачными сервисами, локальными системами, конечными точками, приложениями и рабочими процессами на базе ИИ.

Соответствие требованиям фокусируется на том, соответствуют ли методы работы с данными внешним и внутренним требованиям. Это включает нормативно-правовые акты, такие как GDPR и HIPAA, а также корпоративные политики и требования, предъявляемые в ходе аудита. На практике соответствие требованиям зависит как от надлежащего управления, так и от надежных мер обеспечения безопасности.

Эти три дисциплины работают лучше всего, когда они согласованы друг с другом:

• Система управления определяет порядок организации, владельцем и управлением данных.
• Безопасность применяет элементы управления для защиты этих данных в повседневном использовании.
• Соответствие требованиям проверяет, соответствуют ли данные меры контроля и процессы установленным стандартам.

Microsoft Purview обеспечивает единый подход к этим направлениям в рамках одной платформы, предлагая возможности, которые отвечают потребностям в области защиты, управления данными и обеспечения соответствия нормативным требованиям в эпоху ИИ.

Группы безопасности используют инструменты управления данными для обнаружения и классификации конфиденциальной информации, контроля доступа и мониторинга рисков в облачных сервисах, локальных системах, SaaS-приложениях, на конечных устройствах и в инструментах на базе ИИ. Эти технологии помогают организациям применять согласованные меры защиты в широкой и часто фрагментированной среде данных.

Набор инструментов для управления данными должен поддерживать несколько ключевых функций:

Единые средства обнаружения и классификации данных. Обнаруживайте конфиденциальные данные в облачных и локальных средах, а также в системах SaaS и ИИ, и классифицируйте их с учетом уровня конфиденциальности и значимости для бизнеса.

Метки конфиденциальности и принудительное применение политик. Установите четкие правила доступа к данным, а также их совместного использования, хранения и применения.

Защита от потери данных (DLP). Обнаруживайте и блокируйте рискованное перемещение данных в электронной почте, на конечных точках, в браузерах и облачных приложениях.

Управление внутренними рисками. Выявляйте действия пользователей, которые могут поставить под угрозу конфиденциальные данные — будь то вследствие ненадлежащего использования, халатности или нарушения политик.

Управление состоянием безопасности данных (DSPM). Непрерывно оценивайте риски, связанные с данными, выявляйте пробелы в системе управления и отслеживайте проблемы, обусловленные использованием ИИ, избыточным предоставлением доступа к информации и раскрытием конфиденциального контента.

Каталоги данных и бизнес-глоссарии. Обеспечьте единообразие, предоставив командам общий способ описания, организации и поиска данных в масштабах всей компании.

Автоматизация и искусственный интеллект позволяют сократить объем ручной работы, помогая в следующих задачах:

• Классификация конфиденциальных данных
• Обнаружение рискованных действий
• Рекомендации по политикам и обновления элементов управления
• Постоянный анализ утечек данных и моделей доступа к ним

Эти возможности также поддерживают безопасность данных для ИИ, помогая командам отслеживать, как конфиденциальные данные используются в рабочих процессах на базе ИИ. Таким образом, группы безопасности тратят меньше времени на проверку вручную и больше времени на улучшение защиты и реагирование на риски.

Без надлежащих инструментов сложно отслеживать, где хранятся конфиденциальные данные, как они маркированы, кто имеет к ним доступ и как они перемещаются между системами. С более мощным инструментарием для обеспечения управления группы безопасности могут применять более единообразные меры контроля, быстрее реагировать на возникающие проблемы и эффективнее контролировать современные среды обработки данных.

Эффективная программа управления данными лучше всего работает тогда, когда команды, отвечающие за безопасность, работу с данными и соблюдение нормативных требований, разделяют ответственность за порядок обращения с конфиденциальной информацией. Четкое разграничение ответственности, практичные политики и регулярный пересмотр помогают организациям снижать риски, не отставая при этом от изменений в технологиях, потребностях бизнеса и нормативных требованиях.

Управление данными не должно оставаться в ведении только одной команды. Руководители служб безопасности и специалисты по работе с данными, команды по обеспечению соответствия нормативным требованиям и кураторы проектов от высшего руководства — все они играют роль в определении приоритетов, утверждении политик и анализе рисков. Совместное владение помогает согласовывать процессы управления как с бизнес-целями, так и с требованиями безопасности.

Не все данные сопряжены с одинаковым уровнем риска. Практическим отправным пунктом является сосредоточение внимания на областях, где воздействие может оказать наибольшее влияние, таких как:

• Данные отдела кадров
• Данные клиентов
• Финансовые данные
• Интеллектуальная собственность

Работа с этими областями помогает командам уделить внимание наиболее конфиденциальной информации, прежде чем распространять меры по управлению на более широкий круг вопросов.

Политики управления должны соответствовать ключевым принципам безопасности, в частности — принципам "Никому не доверяй" и наименьших привилегий. Это означает, что доступ к конфиденциальным данным должен быть ограничен, регулярно пересматриваться и быть обоснованным четкой бизнес-потребностью. Политики также должны определять порядок классификации, совместного использования, хранения и мониторинга данных.

Ручное управление процессами обеспечения соответствия требованиям может быть медленным, и его сложно поддерживать при масштабировании. Автоматизация может помочь, обеспечивая поддержку:

• Обнаружение данных
• Классификация
• Обеспечение соблюдения политик
• Постоянный анализ доступа и моделей использования

Это обеспечивает командам более единообразный подход к применению средств контроля в сложных средах.

Управление следует рассматривать как непрерывную функцию обеспечения безопасности, а не как разовую настройку. Непрерывный мониторинг помогает командам выявлять рискованные действия с данными, анализировать результаты аудита и раньше обнаруживать пробелы в системе управления. Полезными сигналами могут служить журналы аудита, информация о состоянии безопасности данных и результаты исследований инцидентов.

Политики управления следует пересматривать и обновлять по мере внедрения организациями новых облачных сервисов, инструментов ИИ и платформ для совместной работы. Новые технологии часто меняют способы создания и распространения данных, а также доступа к ним, а это означает, что правила управления данными, возможно, тоже придется пересмотреть.

Эффективная программа управления зависит не только от инструментов и политик. Это также требует формирования культуры ответственного отношения к данным и подотчетности, при которой команды осознают свою роль в защите конфиденциальной информации и соблюдении утвержденных практик.

Модели зрелости помогают организациям оценивать прогресс, выявлять слабые места и определять приоритеты для совершенствования. Кроме того, они дают руководству более четкое представление о том, как со временем развиваются процессы управления.

Даже хорошо спланированные программы управления данными могут столкнуться с препятствиями. К числу наиболее распространенных проблем относятся разрозненность данных, ограниченная прозрачность процессов, нехватка ресурсов и сопротивление изменениям. Эти проблемы могут замедлить ход выполнения, создать пробелы в состоянии безопасности и усложнить для специалистов по безопасности внедрение единообразных мер защиты во всей организации.

Разрозненные данные

Конфиденциальная информация часто рассредоточена по разным системам, командам и платформам. Когда данные разрознены, их становится сложнее классифицировать, защищать и отслеживать единообразным способом.

Недостаточный контроль

Многим организациям сложно отследить, где хранятся конфиденциальные данные, кто имеет к ним доступ и как они перемещаются между облачными сервисами, конечными устройствами, SaaS-приложениями и инструментами на базе ИИ. Без такого представления управлять рисками сложнее.

Ограничения из-за недостаточных ресурсов

Работа по управлению может застопориться, если командам не хватает времени, персонала или технической поддержки для поддержания актуальности политик, классификаций и проверок.

Организационное сопротивление

Меры по управлению информацией часто требуют изменений в том, как люди хранят, распространяют информацию и управляют ею. Это может порождать трения, если команды воспринимают систему управления как дополнительную бюрократическую нагрузку, а не как инструмент снижения рисков.

Несколько целенаправленных шагов могут помочь продвинуть программу вперед:

• Начните с областей данных, сопряженных с высокими рисками — например, данных HR, финансовой информации, сведений о клиентах или данных об интеллектуальной собственности, — вместо того чтобы пытаться охватить все сразу.
• Прежде всего повысьте уровень видимости, определив, где хранятся конфиденциальные данные и как осуществляется доступ к ним.
• Используйте автоматизацию там, где это возможно, для обнаружения, классификации и применения политик, чтобы снизить объем ручной работы.
• Четко распределите владение между группами безопасности, работу с данными и соблюдение нормативных требований, чтобы решения в области управления не затягивались.
• Регулярно пересматривайте и обновляйте политики по мере изменения облачных сервисов, инструментов ИИ и бизнес-процессов.
• Используйте модели зрелости, чтобы отслеживать ход выполнения и показывать руководству, где требуется больше внимания или инвестиций.

Цель не в том, чтобы решить все вопросы управления сразу. Последовательный подход, ориентированный на прозрачность, разделенную ответственность и поэтапные, посильные улучшения, со временем может сделать систему управления более устойчивой и полезной для команд, отвечающих за безопасность.

Программе управления данными, ориентированной на безопасность, необходимы инструменты, которые помогают командам понимать свои данные, четко их упорядочивать и обеспечивать единообразный контроль на уровне всей организации. Управление данными Microsoft Purview обеспечивает возможность управления данными и их понимания на основе единого подхода, предлагая функции, ориентированные на обеспечение прозрачности, курирование данных и уверенность в их качестве.

Управление данными Microsoft Purview позволяет организациям упростить контроль над разрозненными каталогами и источниками данных, поддерживать специалистов по управлению данными в вопросах качества и происхождения данных, а также улучшить обнаружение и понимание данных в большом масштабе. Функционал управления данными включает карту данных для сканирования ресурсов и сбора метаданных, а также единый каталог для поиска, курирования и управления доступом к данным.

Для групп безопасности и соответствия требованиям более управляемая среда данных может упростить:

• Поиск конфиденциальных данных в распределенных средах.
• Повышение доверия к данным с помощью сведений о качестве и происхождении.
• Поддержка ответственного использования данных в сценариях аналитики и ИИ.
• Работу с более унифицированным представлением потребностей в области безопасности данных, управления и соответствия требованиям.

Узнайте больше о внедрении корпоративной системы управления данными в своей организации с помощью Управления данными Microsoft Purview.