Seks trinn for administrasjon av forretningsprosesser

Trinn én: Planlegg strategien

Først samarbeider du med ledelsen for å opprette en strategi for administrasjon av forretningsprosesser som støtter organisasjonens viktigste forretningsmål. Bedrifter ønsker å investere i prosjekter med høy effekt og lav risiko som leverer målbare resultater som er tett i tråd med deres KPI-er.

Se på forretningsområder der fremdriften for å nå bedriftens målsettinger har stanset eller stoppet opp. Definer i grove trekk hva som potensielt må endres – og hvordan – ved å kategorisere de tilknyttede forretningsaktivitetene i én av tre hovedtyper av forretningsprosessstyring:

• Menneskefokusert administrasjon av forretningsprosesser. I stor grad uten automatisering dreier en menneskesentrert prosess seg om mennesker. Visse beslutninger, godkjenninger og andre prosessoppgaver er unikt ment for ansatte, kunder og andre personer å utføre. I disse tilfellene bør BPM gi enkeltpersoner mulighet til å bruke godt utformede applikasjonsgrensesnitt og varslings- og sporingsfunksjoner.
  
  Eksempler på menneskesentrert administrasjon av forretningsprosesser inkluderer ansettelsesprosesser der HR-ansatte samarbeider med ledere om å publisere stillingsutlysninger, vurdere kandidater, be om anbefalinger og gjennomføre intervjuer. Et annet eksempel er klageprosesser fra kunder som håndteres av servicerepresentanter.
• Dokumentfokusert administrasjon av forretningsprosesser. Prosesser som involverer papir- og elektroniske dokumenter, må håndteres med forsiktighet og i samsvar med selskapets, bransjen og forskriftsmessige krav. Dokumentsentrisk BPM bruker ofte automatisering av arbeidsflyt for å fremme effektivitet og nøyaktighet, samtidig som samsvar opprettholdes.
  
  Eksempler på dokumentintensiv administrasjon av forretningsprosesser finnes i juridiske avdelinger, økonomi, innkjøp og andre avdelinger der kontrakter og avtaler sendes til flere personer for gjennomgang og godkjenning. Et annet eksempel er medisinske organisasjoner som fører elektroniske helsejournaler.
• Integrasjonsentrert administrasjon av forretningsprosesser. Denne kategorien fokuserer på integrering og automatisering av systemer, for eksempel verktøy for ressursplanlegging (ERP), kunderelasjonssystemer (CRM) og HR-administrasjonssystemer (HRMS). Integrasjonssentrert BPM gjør det mulig for folk å raskt få tilgang til apper, data og tjenester gjennom koblinger og API-er, noe som forbedrer brukerproduktiviteten og tilfredsheten.
  
  Integrasjonssentriske BPM-eksempler inkluderer markedsførings- og salgsteam som bruker sammenkoblede kampanjer, kundeemne-analyse og CRM-verktøy for å dele detaljert informasjon om potensielle og eksisterende kunder.

Trinn to: Utform og tildel ideelle prosesser

Når du har klart definert strategiske mål og har støtte fra bedriften, kan du analysere og kartlegge hver prosess som er rettet mot forbedring. Identifiser viktige prosesshendelser, de manuelle og automatiserte oppgavene som kreves for hver av dem, personene som utfører dem, tidslinjer og alle teknologier som brukes. Se etter flaskehalser og forsinkelser; overflødige, unødvendige oppgaver; og områder preget av for høye kostnader og menneskelige feil, kundemisnøye eller manglende overholdelse av regler.

Deretter, når du har full forståelse av den nåværende tilstanden, bruk innsikten til å fastsette nye forretningskrav for prosessen. Deretter designer og kartlegger du en optimal fremtidig tilstand. Idédugnad på ulike måter for å løse problemer. Disponer måledata for å spore forbedringer i forretningsprosesser. Be interessenter i prosessen, hvis deltakelse er avgjørende for prosjektets suksess, om å hjelpe til med å samle inn vurderingsdata og gi tilbakemeldinger på design.

Tidlig i initiativene for administrasjon av forretningsprosesser kan selskapet vurdere å innføre en metode for forbedring av forretningsprosesser for å strukturere tilnærmingen ytterligere og fremme en felles forståelse av formålet. Selv om metoder for forbedring av forretningsprosesser har forskjellige prinsipper og teknikker, søker de alle å bidra til å eliminere svinn, fjerne hindringer, forbedre samarbeid og drive frem kulturendring.

Vanlige metoder for forbedring av forretningsprosesser inkluderer:

• Smidig ledelse
• Kaizen
• Lean-ledelse
• Six Sigma
• Helhetlig kvalitetsledelse

Dra også nytte av prosesstømming, prosesskartlegging og annen programvare for administrasjon av forretningsprosesser (BPMS) for raskt å analysere og visualisere arbeidsflyter. På samme måte kan intelligente løsninger for administrasjon av forretningsprosesser (iBPMS) bidra til å forbedre arbeidsflyter med skyteknologi, kunstig intelligens og analyse av stordata.

Trinn fire: Implementer forbedringer

Du er klar til å ta i bruk den optimaliserte prosessen. Start med en konseptbekreftelse der en liten gruppe tester prosessen. Deretter bruker du tilbakemeldingene deres til å videreutvikle prosessen deretter. Dra nytte av forhåndsbygde maler og koblinger i BPMS for å utvikle intuitive brukergrensesnitt for nylig automatiserte og integrerte prosesser.

Før du formelt lanserer prosessen i den større organisasjonen, sørg for å ha planer og ressurser på plass for prosjekt- og endringsstyring. Overfør teamene på en hensiktsmessig måte for å jevne ut innledende utfordringer, unngå driftsavbrudd og fremme innføring. Fullfør også målingene, og bruk BI-verktøy (business intelligence) til å bygge instrumentbord og generere rapporter som gir innsikt i sanntid eller nesten sanntid.

Som en del av endringsstyringsplanen bør du oppdatere jobbroller og ansvarsområder, samt holde opplæringsøkter for ansatte. Varsle berørte kunder og leverandører og tilby støtte.

Trinn fem: Overvåk og spor ytelsesmåleverdier

I denne fasen av livssyklusen for administrasjon av forretningsprosesser bør du identifisere potensielle forbedringsområder ved å overvåke data for å generere ytelsesindikatorer. Avhengig av målene dine kan du fordype deg i ulike aspekter ved nye prosesseffektiviteter, for eksempel hvor godt:

• En arbeidsflyt fungerer innenfor en prosess.
• En prosess fungerer innenfor den større organisasjonen.
• En prosess opererer fra et teknisk perspektiv.

Snakk også med interessenter for å lære mer om tids- og kostnadsbesparelser – både realiserte og potensielle – og avdekke flaskehalser.

Bruk programvare for forretningsanalyse til å generere, visualisere og rapportere nøkkelindikatorer, sammenligne statistikken med bransjestandarder og vurdere hvordan de samsvarer med organisasjonens nøkkelindikatorer. Dra nok en gang nytte av løsninger for administrasjon av forretningsprosesser (BPMS) for å bistå med datainnsamling og simuleringsmodellering. Overvåk ytelsen så regelmessig som mulig for å sikre at BPM-initiativet fortsetter å oppfylle sine mål og støtter organisasjonens overordnede forretningsmål.

Trinn seks: Optimaliser basert på ny innsikt

Overvåkings- og sporingsarbeidet har generert en rekke handlingsrettede innsikter. Nå er tiden inne for å bruke denne informasjonen til å dobbelte ned på forbedring av forretningsprosesser. Gjennom kontinuerlig iterasjon og innovasjon kan du fortsette å forbedre prosessen og arbeidsflytene for å oppnå ny driftseffektivitet. Ofte vil du avdekke ytterligere muligheter for automatisering, standardisering og integrasjon.

Oppdraget for å generere større forretningsverdi slutter aldri, og heller ikke prosessovervåking og optimalisering av aktiviteter. Forretningsstrategier, markedsforhold og regulatoriske krav fortsetter å endre seg, så vær forberedt på å tilpasse prosessene dine som svar.

Hvis omstendigheter krever betydelige oppdateringer, starter du BPM-livssyklusen på nytt. Nå har bedriften gjort fasene av administrasjon av forretningsprosesser til sin egen. Ledere og prosessinteressenter kan komme sammen for å strategisere for nye initiativer.